Política de Privacidad

1.Identificación del Responsable

Razón social

Selekto S.A.S. (operadora de la marca Sendiak)

NIT

901.768.682-8

Domicilio

Carrera 18A #69D-95 Sur, Bogotá D.C., Colombia

Correo de contacto y privacidad

contacto@sendiak.com

2.Alcance y doble rol

Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado por Sendiak en dos roles distintos:

• Como Responsable frente a nuestros visitantes, prospectos y clientes (los datos de tu cuenta, tu equipo y tu facturación).
• Como Encargado del Tratamiento frente a los datos personales de tus Usuarios Finales (las personas que escriben a tu WhatsApp, web chat u otros canales). En este rol, Sendiak actúa por cuenta del Cliente, conforme al Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA).

La presente política se centra en el primer rol. El tratamiento como Encargado se rige por el DPA y por las instrucciones documentadas del Cliente Responsable.

3.Datos personales que tratamos

3.1 Datos de cuenta

Nombre, correo electrónico, contraseña cifrada, cargo, empresa, teléfono, foto de perfil opcional.

3.2 Datos de facturación

Razón social, NIT o documento, dirección fiscal, datos de medio de pago (procesados por nuestro pasarela; no almacenamos tarjetas completas).

3.3 Datos de uso

Logs de actividad, dirección IP, identificadores de dispositivo, navegador, sistema operativo, marca temporal, páginas visitadas, interacciones con la app y métricas agregadas de desempeño.

3.4 Datos de soporte y comunicaciones

Contenido de las conversaciones que mantengas con nuestro equipo (correo, chat, ticket), incluidos los adjuntos que envíes.

3.5 Datos de marketing (opcional)

Si te suscribes a boletines o solicitas demos: nombre, correo, empresa, intereses declarados.

4.Finalidades del tratamiento

Tratamos los datos personales con las siguientes finalidades:

• Crear y administrar la cuenta del Cliente y de los miembros de su equipo.
• Prestar, operar, monitorear y mejorar el Servicio.
• Procesar pagos, generar facturas y cumplir obligaciones contables y tributarias.
• Brindar soporte técnico y atender solicitudes, quejas o reclamos.
• Enviar comunicaciones transaccionales (cambios al servicio, incidentes de seguridad, vencimientos, novedades de cuenta).
• Detectar, prevenir y responder a fraudes, abuso o vulneraciones de seguridad.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Realizar analítica agregada para mejorar el producto y la experiencia de usuario.
• Enviar comunicaciones comerciales sobre Sendiak, productos relacionados o eventos, únicamente cuando el Titular haya otorgado su autorización previa.

5.Autorización

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el Titular autoriza a Sendiak el tratamiento de sus datos personales para las finalidades descritas en esta política mediante uno cualquiera de los siguientes mecanismos:

• Aceptación expresa al momento del registro en el Servicio.
• Manifestaciones inequívocas que permitan concluir razonablemente que otorgó la autorización (por ejemplo, suscribirse a un boletín o solicitar una demo).
• Aceptación de términos en formularios físicos o electrónicos.

La autorización puede ser revocada en cualquier momento, sin efectos retroactivos, escribiendo a contacto@sendiak.com.

6.Datos sensibles

Sendiak no solicita ni requiere para la operación del Servicio datos personales sensibles, entendidos como aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos relativos a la salud, a la vida sexual o biométricos).

Si el Titular voluntariamente comparte datos sensibles, el suministro es facultativo, otorga autorización expresa para tratarlos con la finalidad indicada y puede negarse a responder sin consecuencias para la prestación del Servicio.

7.Datos de niños, niñas y adolescentes

El Servicio está dirigido a personas mayores de edad que actúan en su nombre o en representación de una persona jurídica. Sendiak no recolecta intencionadamente datos personales de niños, niñas o adolescentes para finalidades propias.

Si el Cliente opera, a través del Servicio, canales que atienden a menores de edad, asume como Responsable las obligaciones especiales previstas en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, incluido el deber de obtener la autorización de los representantes legales y de respetar el interés superior del menor.

8.Derechos del Titular (habeas data)

Como Titular de datos personales tienes derecho a:

• Conocer los datos personales sobre los cuales Sendiak realice tratamiento, así como solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Actualizar y rectificar datos personales parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
• Solicitar la supresión cuando el tratamiento no cumpla con los principios legales o cuando hayas revocado la autorización, sin perjuicio de las obligaciones legales de conservación.
• Revocar la autorización otorgada en cualquier momento.
• Acceder gratuitamente a tus datos al menos una vez cada mes calendario.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando consideres que tus derechos han sido vulnerados.
• Ser informado sobre el uso que se da a tus datos.

9.Procedimiento para ejercer derechos

9.1 Canal de atención

Las solicitudes deben dirigirse a contacto@sendiak.com o a la dirección física indicada en la sección 1.

9.2 Información mínima

La solicitud debe contener: (i) nombre y datos de contacto del Titular; (ii) descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) documento de identidad si aplica; y (iv) los documentos que pretenda hacer valer.

9.3 Plazos de respuesta

• Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable por cinco (5) días hábiles más, conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
• Reclamos: serán resueltos en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles más, conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

9.4 Si la solicitud está incompleta

Sendiak requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes para subsanar. Transcurridos dos (2) meses sin que se aporte la información, se entenderá desistida.

10.Transferencia y transmisión de datos

La prestación del Servicio requiere transmitir datos personales a Sub-procesadores, algunos de los cuales están ubicados fuera de Colombia (Estados Unidos, Irlanda, India u otros, según el proveedor). Estas transmisiones se realizan en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, mediante contratos que establecen obligaciones equivalentes a las previstas en la ley colombiana.

Categorías de Sub-procesadores actuales:

El listado completo y actualizado se encuentra en el DPA.

11.Cookies y tecnologías similares

Sendiak utiliza únicamente cookies necesarias y tecnologías de almacenamiento local indispensables para el funcionamiento del Servicio (autenticación, preferencias de tema, balanceo de carga y seguridad CSRF). Estas no requieren consentimiento previo conforme al artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.

Actualmente no usamos cookies de analítica ni de marketing. Si en el futuro decidiéramos incorporarlas, actualizaríamos esta política y solicitaríamos tu consentimiento expreso antes de activarlas.

Puedes administrar las cookies desde la configuración de tu navegador. Deshabilitar las cookies necesarias puede afectar el funcionamiento del Servicio.

12.Medidas de seguridad

Sendiak adopta medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación, incluidas:

• Cifrado en tránsito (TLS 1.2+).
• Cifrado en reposo de credenciales sensibles.
• Controles de acceso basados en roles y mínimo privilegio para el personal interno.
• Autenticación multifactor para el equipo de Sendiak.
• Registro de auditoría de accesos y operaciones críticas.
• Respaldos periódicos con verificación.
• Procedimientos de respuesta a incidentes.

Ningún sistema es completamente invulnerable. En caso de un incidente que comprometa datos personales, Sendiak notificará a la SIC y al Titular afectado en los términos del artículo 17 literal n) de la Ley 1581 de 2012.

13.Tiempo de conservación

Los datos personales se conservarán mientras exista una relación contractual con el Cliente o sea necesario cumplir las finalidades de tratamiento. Tras la terminación:

• Los datos de la cuenta se conservan por un período de treinta (30) días para permitir exportación y recuperación.
• Los datos requeridos por normas contables, tributarias o de prevención de fraude se conservan por los plazos legales correspondientes (en Colombia, generalmente diez años para registros contables, conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 2005).
• Otros datos se eliminan o anonimizan de forma irreversible.

14.Modificaciones

Sendiak podrá modificar esta política para reflejar cambios en el Servicio, en la normativa aplicable o en las prácticas de tratamiento. La versión vigente se publicará en sendiak.com/privacidad con su fecha. Los cambios sustanciales se comunicarán con al menos quince (15) días de antelación.

15.Contacto

Correo de contacto

contacto@sendiak.com

Dirección física

Carrera 18A #69D-95 Sur, Bogotá D.C., Colombia

Autoridad de control

Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) · sic.gov.co